Hucam adota sistema para eliminar documentos em papel

O Hospital Universitário Cassiano Antônio Moraes (Hucam) iniciou a implantação de um sistema digital de gestão de documentos e de processos administrativos com o objetivo de reduzir em até 90% o tempo de tramitação dessas informações na instituição. Trata-se do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), presente agora em 28 unidades da rede da Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares (Ebserh), incluindo o Hucam. 

Nesse sistema, os processos são acessados em um único ambiente virtual. A partir dessa nova ferramenta, a tramitação de documentos no Hucam-Ufes passa a ser exclusivamente eletrônica, o que possibilitará uma significativa redução dos gastos com papel, impressão e correios.

A transição foi coordenada por um comitê de implantação, e uma força tarefa foi feita para digitalizar antigos processos que estavam em papel e terão que ser tramitados na nova plataforma. O emprego do novo  sistema teve início em 3 de junho, quando foi realizada uma apresentação para as chefias de divisão e de setores.

O SEI faz parte do projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN), iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração pública, que buscavam uma infraestrutura para atender a demanda de tramitação eletrônica de documentos. Coordenado pelo Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão, o PEN proporciona a integração de diferentes esforços que já estavam em curso no âmbito do Governo Federal e tem como propósito a melhoria no desempenho dos processos, com ganhos em agilidade, produtividade, transparência, satisfação do público usuário e redução de custos.

Vantagens

O sistema é totalmente eletrônico e pode ser acessado remotamente por diversos tipos de equipamentos, como computadores, notebooks, tablets e smartphones. Uma funcionalidade que se destaca é a tramitação em múltiplas unidades – ao contrário do que acontecia com os processos em papel, vários setores podem tomar providências e se manifestar simultaneamente. O SEI também fornece modelos de documentos, tem ferramenta de busca de processos e gera estatísticas de desempenho.

Espera-se que o tempo estimado para tramitação de um processo dentro da Ebserh, quando o sistema for implantado em toda a rede, seja reduzido em até 90% em relação aos prazos atualmente praticados.

Texto: Assessoria de Comunicação do Hucam
Edição: Thereza Marinho