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Ufes Digital: implantado novo protocolo web

A caixa postal do Sistema de Informações para o Ensino (SIE) foi desativada e a Ufes passou a autuar e tramitar documentos utilizando a nova versão do site protocolo.ufes.br desde quinta-feira, 1º de fevereiro. Nesta nova plataforma, a produção e tramitação de documentos avulsos (antigos protocolados) será permitida apenas no formato digital e os processos administrativos da Ufes terão autuação e tramitação exclusivamente eletrônica via web. As mudanças fazem parte do projeto Ufes Digital, uma nova proposta de produção e tramitação eletrônica de documentos que visa gradativamente eliminar o uso do papel como suporte documental.

O projeto Ufes Digital foi lançado no último dia 18 de dezembro e as novidades começaram no dia 2 de janeiro de 2018, quando foi disponibilizado o sistema Protocolo Web para toda a comunidade universitária. No primeiro mês do ano de 2018, os sistemas SIE e o novo sistema Protocolo Web funcionaram concomitantemente.

Entre os objetivos do Ufes Digital, estão a modernização e desburocratização dos processos, trazendo benefícios como mais agilidade, transparência, sustentabilidade ambiental e redução de custos com papel, tonners e impressoras. A iniciativa é coordenada pela Pró-Reitoria de Administração (Proad), em parceria com o Núcleo de Tecnologia da Informação (NTI), com as pró-reitorias de Planejamento (Proplan) e de Gestão de Pessoas (Progep) e com a Coordenação do Sistema de Arquivos (Siarq).

Capacitação

Para ajudar no processo de transição, a Ufes realizou o curso “Ufes Digital: operando o dia a dia com processos e documentos digitais e físicos” (foto) nos dias 30 de janeiro e 1 de fevereiro, no auditório do Departamento de Desenvolvimento de Pessoas (DDP). A capacitação foi ministrada por Alexander Perelló, da Síntese Consultores, empresa contratada como consultora do projeto Ufes Digital. O consultor apresentou todo o processo de gestão e de implantação do sistema, além de debater o assunto e tirar dúvidas com os presentes sobre o Ufes Digital.

No último mês de dezembro também foram oferecidos cursos no campus de Goiabeiras e, nas próximas semanas, novas turmas devem ser abertas para os campi de São Mateus e Alegre.

Etapas

As ações voltadas para a implementação plena do projeto para a tramitação eletrônica de documentos serão realizadas em quatro etapas. Veja o cronograma:

1ª etapa: A partir de 02/01/2018, com a adoção dos Documentos Avulsos (antigos Protocolados) com produção, autuação e tramitação exclusivamente eletrônica e utilizando-se modelo de classificação do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos do Conselho Nacional de Arquivos do Arquivo Nacional e das Instituições Federais do Ensino Superior do SIGA-MEC, válidas tanto para os documentos avulsos como para os processos;

2ª etapa: Ao longo de 2018, com o mapeamento dos processos da Ufes, conforme tais processos estejam mapeados (e otimizados), passarão a ter produção, autuação e tramitação exclusivamente eletrônica;

3ª etapa: A partir de 02/01/2019, com a adoção de todos os processos administrativos com produção, autuação e tramitação exclusivamente eletrônica;

4ª etapa: Ao longo de 2019, com a digitalização do legado de processos autuados antes de 2019, de forma a permitir que os mesmos passem a tramitar exclusivamente de forma eletrônica.

Texto: Ana Paula Vieira e Jorge Lellis

Foto: Jorge Lellis

 

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