Universidade apresenta Projeto Ufes Digital nesta segunda, 18

Uma nova proposta de tramitação eletrônica de documentos produzidos pela Ufes será apresentada à comunidade universitária na próxima segunda-feira, dia 18, às 9 horas, no Cine Metrópolis. O projeto Ufes Digital é coordenado pela Pró-Reitoria de Administração, em parceria com setores da Instituição como o Núcleo de Tecnologia da Informação (NTI), Pró-Reitoria de Planejamento (Proplan), Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas (Progep) e Coordenação do Sistema de Arquivos (Siarq). O objetivo é acabar, gradativamente, com o uso do papel.

As atividades do projeto começam a partir do dia 2 de janeiro de 2018 e, entre as suas propostas, estão a agilidade na tramitação e resolução de processos e requerimentos; redução de custos com papel, capa de processo e o seu transporte; cartucho/toner, impressoras; processos com “caminhos” definidos, otimizados e com prazos estipulados; sustentabilidade ambiental; facilidade de autuação, autorização e acompanhamento dos processos; e liberação e melhor utilização de espaço físico existente.

A pró-reitora de Administração, professora Teresa Carneiro, explica que as ações têm como objetivo tornar toda a autuação e tramitação de documentos em formato exclusivamente eletrônico. “A transição dos processos físicos para os processos exclusivamente digitais (natodigitais) ocorrerá gradativamente durante 2018. Essa estratégia visa preparar os setores a conviver com documentos natodigitais (no caso os documentos avulsos – antigo protocolado), passando a perceber a maior agilidade no manuseio desses documentos”, salienta.

Integração

De acordo com o gerente técnico do NTI, Danilo Mendes, o programa desenvolvido pelo Núcleo é uma adaptação do sistema de protocolo atual, e foi desenvolvido de forma 100% integrada ao SIE (Sistema de Informação para o Ensino), com um enfoque maior nos últimos quatro meses.

“Os procedimentos serão realizados tal qual ocorrem hoje no Sistema, porém, por meio de uma interface web. O tipo documental protocolado deixa de existir em meio físico e será eletrônico. O tipo documental processo continuará existindo até que a Ufes conclua o mapeamento de processo que são os estudos dos tipos documentais, seus fluxos e temporalidade. A novidade é o sistema WEB em substituição às telas do SIE”, explicou. Danilo destaca ainda que “o programa é mais rápido que o SIE e estará disponível pela internet”.

No cronograma das ações do projeto está previsto treinamento presencial e à distância para toda a comunidade universitária. “O foco do treinamento não será o uso desta interface web, que é bastante simples de uso, mas sim da Nova Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, que virá a substituir a classificação dos assuntos atualmente utilizada. Serão treinamentos sobre autuação e tramitação de documentos, onde essa nova ferramenta web será somente o meio pelo qual será possível realizar a ação”, diz Danilo.

Etapas

As ações voltadas para a implementação plena do projeto para a tramitação eletrônica de documentos serão realizadas em quatro etapas. Veja o cronograma:

1ª etapa: A partir de 02/01/2018, com a adoção dos Documentos Avulsos (antigos Protocolados) com autuação e tramitação exclusivamente eletrônica e utilizando-se da nova Tabela de Temporalidade do Arquivo Nacional, válida tanto para os documentos avulsos como para os processos;

2ª etapa: Ao longo de 2018, com o mapeamento dos processos da Ufes, conforme tais processos estejam mapeados (e otimizados), passarão a ter autuação e tramitação exclusivamente eletrônica;

3ª etapa: A partir de 02/01/2019, com a adoção de todos os processos administrativos com autuação e tramitação exclusivamente eletrônica;

4ª etapa: Ao longo de 2019, com a digitalização dos processos autuados antes de 2019, de forma a permitir que os mesmos passem a tramitar exclusivamente de forma eletrônica.

A pró-reitora de Administração, Teresa Carneiro, ressalta que “o projeto atende ao disposto às legislações específicas, tais como as Portarias MJ/MP 2320/2014, 2321/2014, 1677/2015 e, principalmente, o Decreto Lei 8539/2015”.

 

Texto: Letícia Nassar
Edição: Thereza Marinho

Foto: Hélio Marchioni

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