Ufes moderniza sistema de envio e recebimento de documentos

Por Ana Paula Vieira

Desde o início do mês de março, a Ufes conta com um sistema mais moderno para o envio e recebimento de documentos: o serviço de mensageria e malote agrupado dos Correios, que faz o transporte de documentos via malote entre os setores da Instituição.

Segundo a chefe do Serviço de Protocolo Geral (SerProg), Aline Souza Gaigher, o objetivo da nova contratação é modernizar o tráfego dos documentos na Ufes e garantir mais confiabilidade ao serviço. Além disso, Aline ressalta o ganho em equipe: serão três funcionários dos Correios trabalhando na Universidade; a pé, de bicicleta e de carro.

O funcionário passará para entregar e recolher os malotes duas vezes por dia, uma de manhã e outra na parte da tarde. A diferença é que agora ele só entregará o pacote para um funcionário do setor, que deve conferir o lacre, o conteúdo e assinar a listagem dos documentos entregues. De acordo com Aline, anteriormente, com um funcionário só, não havia tempo para esse procedimento. Agora, a gestora acredita que haverá um maior controle, evitando possíveis perdas e extravios.

Protocolo

Paralelamente, o Núcleo de Processamento de Dados (NPD) da Ufes está desenvolvendo uma nova capa para todos os processos, com código de barras, que dará ainda mais segurança à informação e ao transporte dos documentos. Segundo Aline, há um servidor do SerProg disponível em caso de dúvidas, e que também ajudará a instalar o sistema que gera o código de barras.

Aline enfatiza que o novo serviço proporciona a descentralização dos protocolos. Anteriormente, toda a documentação chegava ao SerProg e o setor tinha que fazer a distribuição para a Universidade, sem nenhum controle. “Agora, o envio e recebimento de documentos vai ser mais rápido e confiável”, analisa Aline.

O novo contrato abrange os campus de Goiabeiras e Maruípe, em Vitória. Em São Mateus e Alegre, o transporte é feito duas vezes por semana, também via malote.

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