Universidade Federal do Espírito Santo
A Administração Central da Ufes deu início ao processo de levantamento dos macroprocessos e modelagem dos processos de trabalho dos diversos setores da Universidade. A ação começou em abril e constitui a segunda etapa do projeto Ufes Digital, que instituiu a produção e tramitação eletrônica de documentos a fim de eliminar, gradativamente, o uso do papel como suporte documental.
A pró-reitora de Administração, Teresa Carneiro, explica que, a partir do levantamento dos macroprocessos, serão definidos os processos, o que vai viabilizar a produção, autuação e tramitação de documentos físicos de forma exclusivamente eletrônica, bem como permitir melhoria de condições de execução.
“Essa modelagem faz parte do processo de transformação dos processos físicos para processos exclusivamente digitais. A transição ocorrerá gradativamente e visa preparar os setores para conviver com documentos nato-digitais (produzidos originalmente em meio eletrônico)”, salienta.
A modelagem está sendo realizada pelo Escritório de Gerenciamento de Projetos de Gestão e Processos (EGPP), unidade criada na Ufes e composta por profissionais especialistas em Gerenciamento de Projetos e Processos. O escritório tem o apoio do Programa de Pós-Graduação em Gestão Pública.
Melhorias
O coordenador do EGPP, Roquemar Baldam, destaca que a Ufes, por meio de diferentes iniciativas – como o Ufes Digital, a modelagem de processos na Prefeitura Universitária e a consolidação do módulo administrativo do SIE – tem aprimorado o desempenho de suas atividades e promovido reflexões sobre como melhorar o ambiente de trabalho.
Ele explica que o EGPP é uma unidade organizacional criada para apoiar, documentar em repositório único e tornar públicas essas ações de melhoria, além de capacitar as equipes e fomentar novas ações solicitadas pelos servidores.
Segundo Baldam, estão disponíveis 19 modalidades de capacitações e nove palestras para os servidores e a comunidade. “Foram realizadas até o momento sete capacitações com servidores das pró-reitorias de Gestão de Pessoas (Progep) e de Administração (Proad). O projeto piloto está sendo desenvolvido na Progep, mas o EGPP está aberto a atender toda a Ufes”, ressalta.
Mais informações sobre o EGPP estão disponíveis em egpp.ufes.br.
Desburocratização
Entre os objetivos do projeto Ufes Digital e do EGPP estão a modernização e desburocratização dos processos, trazendo benefícios como mais agilidade, transparência, sustentabilidade e redução de custos.
Implantado em 1º de fevereiro de 2018, o projeto já possibilitou economia de gastos relacionados a material de expediente, como papel e tinta de impressora, e Correios. A previsão é que mais de 1 milhão de reais sejam economizados, por ano.
A iniciativa é coordenada pela Pró-Reitoria de Administração (Proad), em parceria com o Núcleo de Tecnologia da Informação (NTI), com as pró-reitorias de Planejamento (Proplan) e de Gestão de Pessoas (Progep) e com a Coordenação do Sistema de Arquivos (Siarq). A empresa Síntese Consultores Associados também colaborou na implantação do projeto.
As ações voltadas para a implementação plena do projeto para a tramitação eletrônica de documentos estão ocorrendo por etapas. A primeira já foi realizada com a adoção dos Documentos Avulsos (antigos Protocolados) produzidos autuados e tramitados por modo exclusivamente eletrônico.
No segundo semestre de 2018, terá início a etapa de digitalização dos novos processos que nascerão e tramitarão apenas no formato digital.
Texto: Thereza Marinho
Foto: Hélio Marchioni